Ý tưởng thiết kế

4 điều cần biết về văn phòng ảo – Mô hình văn phòng thời hiện đại

Văn phòng ảo có phải là một văn phòng có thật trên thực tế? Liệu con người có thể sử dụng nó để làm việc và học tập như những văn phòng bình thường khác? Hãy cùng lela truy tìm câu trả lời chính xác cho những câu hỏi trên thông qua bài viết tổng hợp ngay sau đây.

Văn phòng ảo có “thực” hay không?

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là xu hướng văn phòng không còn quá xa lạ với dân công sở. Tuy nhiên, khi cái tên này lần đầu được nghe thấy, có không ít người đặt ra vô vàn câu hỏi cho mô hình này. Thực chất, mô hình văn phòng ảo là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện ngắn hạn hoặc dài hạn, nhưng mọi thông tin giao dịch đều được chuyển về trụ sở chính. 

Các tiện ích như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, phòng tiếp khách, số fax,… đều được văn phòng ảo đảm bảo. Đồ nội thất đều được trang bị đầy đủ với các sản phẩm hầu hết được làm bằng gỗ, với kiểu dáng đơn giản nhưng đa dạng công năng. Chúng vừa tiết kiệm được diện tích, vừa gia tăng tính thẩm mỹ cho văn phòng.

Văn phòng ảo là gì?

Những lợi ích đặc biệt của văn phòng ảo

Xu hướng văn phòng ảo liệu có tồn tại được dài hạn? Có giúp ích được cho hoạt động doanh nghiệp hay không? Xin bật mí, mô hình này đang ngày càng được nhiều khách hàng tin dùng bởi những ưu điểm vượt trội của nó:

  • Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Nếu tự xây dựng một văn phòng riêng, rất khó để tìm được mặt bằng trung tâm bởi giá đất, giá nhà đắt đỏ. Vì vậy, việc thuê văn phòng ản ở những tòa nhà sang xịn, sẽ giúp xây dựng hình ảnh công ty đáng tin cậy trong mắt khách hàng.
  • Tiết kiệm chi phí xây dựng: Theo pháp luật, một doanh nghiệp hợp pháp phải có một trụ sở giao dịch ổn định. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp nhỏ việc thuê văn phòng lâu dài sẽ tạo thêm gánh nặng tài chính. Vì vậy, để cắt giảm chi phí, và thu về lợi nhuận nhiều hơn cho việc duy trì hoạt động kinh doanh thì việc thuê văn phòng ảo là một quyết định sáng suốt.
  • Vị trí thuận lợi: Các mô hình văn phòng ảo cho thuê hiện nay hầu hết đều nằm ở khu vực trung tâm thành phố, tạo điều kiện thuận tiện cho việc giao dịch, gặp gỡ và trao đổi thông tin với khách hàng.
  • Các thông tin về doanh nghiệp có tính ổn định cao: Các doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê văn phòng ảo lâu dài, bởi địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ đều được duy trì ổn định.
  • Nội thất được trang bị sẵn: Văn phòng ảo trang bị đầy đủ các tiện nghi và đồ nội thất, tương tự như một văn phòng thông thường. Bàn ghế, tủ sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng lạnh, số điện thoại, số fax,… đều được chuẩn bị sẵn sàng.
  • Tạo môi trường làm việc linh hoạt: Bạn không cần phải đến văn phòng, tiếp tân của các công ty dịch vụ có thể thay mặt các doanh nghiệp trả lời cuộc gọi, tin nhắn, sau đó chuyển tiếp cho bạn. Nếu cần gặp mặt, nhân viên sẽ thông báo chỗ làm việc của bạn. Vì vậy, bạn có thể thoải mái lựa chọn không gian làm việc cho mình, tạo nhiều nguồn cảm hứng làm việc, giúp tăng năng suất.

Văn phòng ảo có rất nhiều ưu điểm

Mô hình văn phòng ảo phù hợp với đối tượng nào?

Với những lợi ích kể trên, mô hình văn phòng ảo phù hợp với rất nhiều đối tượng khách hàng, trong đó phải kể đến:

  • Các cá nhân mới thành lập doanh nghiệp.
  • Các nhóm dự án nhỏ lẻ, hoặc các chuyên viên tư vấn.
  • Các công ty vừa và nhỏ, muốn giảm gánh nặng chi phí.
  • Các công ty, doanh nghiệp lớn muốn thuê thêm địa điểm cho các văn phòng chi nhánh.
  • Các công ty nước ngoài muốn đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Những lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo

Mặc dù văn phòng ảo phù hợp cho nhiều đối tượng bởi những ưu điểm đặc biệt, tuy nhiên việc sử dụng dịch vụ này cần phải lưu ý một số điểm sau:

  • Nên tìm hiểu kỹ về mô hình này và lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ uy tín trên thị trường. Bởi quy định pháp luật về mô hình này vẫn chưa thực sự rõ ràng.
  • Không phải ngành nghề nào cũng phù hợp sử dụng mô hình văn phòng ảo. Với một số ngành nghề cần tính bảo mật cao như tài chính, ngân hàng,… thì mô hình này có thể sẽ không kiểm soát hoạt động hiệu quả.
  • Đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ tài chính với nhà nước. Văn phòng ảo không có nghĩa là bạn có thể rũ bỏ các trách nhiệm thực. Dù địa chỉ gián tiếp nhưng thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu đều là thật, vì vậy các nghĩa vụ đối với pháp luật, nhà nước đều phải thực hiện nghiêm túc.
  • Hiểu rõ ràng và chính xác những gì mà nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu chưa thật tỏ tường với bất kỳ thông tin gì, hãy yêu cầu nhân viên giải đáp ngay lập tức.

Văn phòng ảo sẽ là xu hướng văn phòng thịnh hành trong tương lai

Mong rằng những thông tin trên đây đã giúp quý khách hiểu rõ văn phòng ảo là gì và những lợi ích của mô hình này. Nếu quý khách muốn kinh doanh văn phòng ảo và cần một đội ngũ thi công văn phòng chuyên nghiệp thì hãy liên hệ với lela. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng trên hành trình kiến tạo một không gian văn phòng ảo như ý muốn.